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gestão de conhecimento

Acelere sua empresa com a gestão de conhecimento

Uma das práticas mais prejudiciais para a sua organização é a falta da gestão do conhecimento. Muitos empreendedores ao menos sabem o que significa isso, e a falta dessa prática pode gerar uma série de males, dentre eles: concentração do conhecimento em poucos colaboradores ou até em um colaborador só (o que já gera uma dependência da presença desse colaborador para o processo fluir), falta de padronização nos processos, falta de qualidade nos procedimentos.

Os pontos citados acima, se não tratados, certamente contribuirão para uma morosidade de atuação, para a sobrecarga de alguns colaboradores enquanto outros estão ociosos, e tudo isso reflete na eficiência do seu negócio: você gasta mais recursos (tempo, energia e dinheiro) para concluir as rotinas.

Mas fique calmo, pois, durante a leitura desse artigo, nós vamos te orientar sobre boas práticas de gestão do conhecimento e como elas podem impactar positivamente o seu negócio.

Nesse artigo você vai aprender sobre:

  • Como estruturar um sistema de gestão do conhecimento;
  • Boas práticas;
  • Como integrar a gestão do conhecimento na cultura organizacional.

Tempo de leitura: 5 minutos

Como estruturar um sistema de gestão de conhecimento

Esse é o primeiro passo. Conhecimento nada mais é do que a ferramenta intelectual portada por algum colaborador que o habilita a executar atividades. É o instrumento intangível do processo, mas ele tem um diferencial: ele pode ser onisciente, ou seja, ele pode estar presente em vários colaboradores, ou até em um sistema de fácil acesso.

Logo, para estruturar um sistema de gestão do conhecimento, é importante a criação de manuais, de instruções de trabalho, de procedimentos operacionais padronizados. Todos esses arquivos devem ser construídos de forma intuitiva e devem estar disponíveis para o acesso a qualquer momento por qualquer colaborador.

Para criar um banco de arquivos, nós indicamos o Google Drive, por meio do qual você poderá categorizar seus arquivos de conhecimento por pastas, assuntos, processos, setores ou até cargos e incentivar o uso dessa ferramenta por toda sua equipe, para que vire rotina a alimentação
desse banco. Dessa forma, seu negócio estará munido de conhecimento registrado, evitando a retenção do how to do (saber fazer) por parte de algum membro da equipe.

Como integrar a gestão do conhecimento na cultura organizacional

Essa com certeza é a etapa mais complexa para se estabelecer a gestão do conhecimento no seu negócio, porque esse aspecto está relacionado a pessoas, cultura, rotina, hábito. Alguns cientistas do comportamento humano afirmam que para uma ação se tornar um hábito, é preciso
que ela seja repetidamente introduzida na rotina por pelo menos 21 dias.

Diante disso, aplicar as ferramentas certas, é essencial, pois não faz sentido investir 21 dias (pelo menos) em uma nova atividade e depois perceber que não há efetividade, não é mesmo? Então nossa dica para integrar a gestão do conhecimento na cultura organizacional é aplicar uma atividade chamada Daily Scrum, uma das ferramentas que compõem o Scrum (Método Ágil).

Daily Scrum consiste em reunir seu time todos os dias por no máximo 15 minutos, e propor um rodízio de fala, por meio do qual cada colaborador deverá responder objetivamente essas perguntas:

  1. No que estou trabalhando?
  2. O que já concluí?
  3. Quais foram meus desafios para concluir?
  4. O que farei hoje?

Se você quiser aprender mais sobre o Scrum leia este artigo da Rock Content.

O ato de comunicar e de ouvir essas informações diariamente torna o time apto a absorver e gerar conhecimento durante a atuação diária dos colabores, de forma que o conhecimento se move por todo o setor e a conexão vira hábito entre os membros, pois um pode falar abertamente durante a reunião como se superar um desafio em determinado processo.

Boas práticas

Concluídas as duas etapas acima, digamos que agora receitaremos a cereja do bolo. Por mais que sejam boas práticas e, por vezes, tomadas como apenas detalhes, elas são vitais para o desenvolvimento da gestão de conhecimento na sua empresa.

Objetivamente, são elas:

  1. Desburocratizar as informações: procure implantar o costume da comunicação objetiva, ágil e suficiente, cuja principal característica é a naturalidade (sem formalismo e politicagem) de tratamento interpessoal entre líderes e liderados.
  2. Todos constroem: em um ambiente os as estruturações de procedimentos e decisões são em suas maiorias, imposta numa hierarquia vertical de cima para baixo, as chances de adesão são baixas. Procure, sempre que possível, envolver todos os colabores nas construções.
  3. Elogie, delegue: líderes seguros elogiam, pois não têm medo de perder seus cargos por elogiarem coletivamente um liderado. Líderes ágeis delegam, pois sabem que ao compartilhar atividades com seus liderados, estarão agilizando os procedimentos e potencializando de responsabilidades o seu colaborador.

Conclusão

Pronto, tenho certeza de que, colocando esses três pontos em prática, seu negócio será como dizem os grandes empreendedores: “funcionam sem mim”. E tudo isso porque você geriu o conhecimento de forma eficiente. Para acelerar ainda mais o crescimento do seu negócio você também pode entrar em contato conosco para um diagnóstico gratuito!

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