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alta demanda e qualidade

Alta demanda e qualidade dos serviços

O Brasil é um país essencialmente empreendedor. Pesquisas mostram que 52 milhões de brasileiros têm o seu próprio negócio! Mas se empreendedorismo é sinônimo de inovação, como se diferenciar em um mercado tão amplo e tão competitivo? Focar em qualidade! é isso mesmo, parece algo óbvio, e de fato pode até ser, mas nem sempre as pessoas sabem o que fazer para manter a qualidade em seus serviços ou produtos. Com a reabertura econômica que vem acontecendo em alguns estados, a demanda por determinados produtos e serviços certamente vai aumentar. Mas como garantir a qualidade dos produtos mesmo com essa alta demanda? Vamos descobrir!

Você vai ler sobre:

  • Como se diferenciar no mercado
  • Ferramentas para manutenção da qualidade
  • Passo a passo de utilização das ferramentas

Tempo de leitura: 5 minutos

Como se diferenciar no mercado

Se você trabalha com comida, por exemplo, não adianta fazer um bom menu hoje e não conseguir reproduzi-lo amanhã, ou se você trabalha com serviços, se o serviço prestado por você foi elogiado hoje e amanhã você não consegue replicá-lo, como você vai manter sua clientela? E imagina só, você está crescendo com seu negócio, mantendo a qualidade dos produtos e serviços, mas a demanda está aumentando, as pessoas estão espalhando que seu empreendimento é incrível e as expectativas de experimentarem o que você vende são enormes. Você daria conta dessa situação, ou conseguiria manter a qualidade entregue com pouco movimento?

Mesmo se você não chegou nesse ponto do seu empreendimento e ainda não tem tantos clientes, se prepare desde já. Assim, cresça seu negócio com consciência, saiba o motivo que faz com que você se destaque da concorrência e o melhore. Por isso, nesse artigo, trabalharemos com algumas ferramentas que vão possibilitar que a qualidade entregue aos seus clientes seja constante, independente da demanda e de quem estará responsável por realizá-la.

Ferramentas para a manutenção da qualidade

POP – Procedimento Operacional Padrão

O POP, Procedimento Operacional Padrão, é uma das ferramentas mais utilizadas e eficazes de manter a qualidade oferecida. Mas o que de fato é isso?

Então, o POP é um documento que descreve, por inteiro, um processo, ou seja, através da confecção desse material é possível constituir uma gestão de conhecimento e, consequentemente, uma linearidade na qualidade. Se você não sabe o que isso significa, vamos te explicar.

Gestão de conhecimento é o que possibilita a vida útil de uma empresa. Ficou mais confuso ainda esse termo? Por exemplo, se na sua empresa você tem um funcionário que sabe fazer uma atividade muito bem, só ele sabe fazer aquilo e você depende dele para manter a qualidade do seu serviço. Imagina se ele ficar doente? Ou se ele se demitir? Como você vai manter o seu negócio?

Então, pensando nisso, a gestão de conhecimento de uma empresa é indispensável porque ela prega que os conhecimentos dentro de uma instituição não podem ser restritos, isso quer dizer que não deve haver uma única pessoa que saiba fazer alguma função, outros empregados devem possuir esse conhecimento e, caso só haja uma pessoa nessa posição, deve-se ter documentado os passos necessários para se realizar as mesmas atividades que vão resultar na qualidade gerada por aquele funcionário.

Ficou mais claro para você o que significa gestão de conhecimento e a sua importância? Esperamos que sim. Caso ainda haja alguma dúvida basta entrar em contato conosco da Proativa Jr que lhe ajudaremos a solucioná-la.

Mas voltando ao POP, melhor do que saber o que ele pode te proporcionar vamos te ensinar como se fazer um.

Passo a passo do POP

Título Deve-se pôr o nome da atividade
Objetivo Deve-se mencionar a finalidade da atividade
Descrição da tarefa Deve-se descrever, de modo geral, no que se consiste a atividade
Ferramentas e equipamentos necessários Deve-se mencionar as ferramentas e materiais que serão utilizados para realizar a atividade em questão
Método de realização Deve-se descrever, detalhadamente, o passo a passo da realização da atividade
Resultados esperados Deve-se mencionar o que se espera obter ao final da tarefa
Ações corretivas Deve-se elencar possíveis problemas que possam ocorrer na realização da atividade e mencionar soluções

É válido citar que esses pontos mencionados não são obrigatórios de se usarem, caso seu negócio tenha alguma especificidade que deve ser mencionada no POP, esta pode ser acrescentada.

Mapeamento de processos

Além do POP, outra ferramenta bastante útil é o mapeamento de processos, como o próprio nome diz, deve-se mapear os processos da empresa.

Os benefícios trazidos por essa ação são de grande relevância, tendo em vista que através de um bom mapeamento é possível ter uma visão geral acerca da atividade analisada. Essa ferramenta, demanda tempo porque é necessária a vivência no dia a dia para poder analisar as ações empregadas na tarefa assistida. Além disso, outro ponto que torna esse método ainda mais demorado é que não se deve observar o processo por apenas um dia pois isso pode influenciar diretamente a confiabilidade dos resultados.

Imagine então, que se você está mapeando um processo e o funcionário daquele dia não é o mesmo de outro dia, ou ele passou por algum problema pessoal, enfim. A questão é que, apenas um dia de análise não é confiável o bastante para ter o conhecimento do que se está analisando.

Tendo em vista, agora, que ocorreu o mapeamento planejado e que se sabe como funciona o processo. Essa ferramenta possibilita você ter uma visão macro do que foi observado e a possibilidade de buscar melhorias para aquela atividade é muito mais simples e, além disso, você conhece o passo a passo daquela tarefa e, mais uma vez, pode agregar à gestão de conhecimento na sua empresa, consequentemente, a qualidade do seu serviço tente a se manter a mesma tendo em vista que o que deve ser feito estará documentado e poderá ser replicado.

Assim, um mapeamento de processos, por ser algo mais completo, vai lhe gerar conhecimento suficiente tanto para realizar o POP, que já foi mencionado acima, como para produzir um fluxograma. Se você não sabe o que é e para que serve um fluxograma iremos te ensinar.

Fluxograma

O fluxograma padroniza o processo e contribui para a sua compreensão, facilitando a visualização e identificação de produtos, clientes, fornecedores internos e externos do processo, das funções, das responsabilidades e dos pontos críticos (Campos, 1992). Essa, é uma definição acadêmica dessa ferramenta e ela evidencia a possibilidade de se explorar o fluxograma por diversos vieses, mas para ficar algo mais palpável iremos mostrar uma versão mais simples, porém, também, de grande utilidade.

Exemplo:

Mapeamento do processo de produção de uma vídeoaula

Esse exemplo é bastante simples, mas serve para evidenciar que através do fluxograma é possível ter uma visão mais abrangente do processo, facilitando assim sua reprodução. O aplicativo utilizado para confeccionar esse fluxograma foi o Bizagi, ele é gratuito e já é uma super dica para você iniciar a trabalhar em seus processos.

Diagrama de Causa e Efeito ou Ishikawa

Essa ferramenta, é mais uma dica para você que já não está conseguindo manter a qualidade no seu negócio. Se você possuía então, um padrão de serviço elevado quando a demanda era pequena e agora que ela é crescente isso não vem ocorrendo e você não consegue entender o motivo, esse diagrama irá lhe ajudar bastante.

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta usada para organizar e visualizar as possíveis causas que levam ao efeito que se está observando. Desse modo, ele é constituído por um efeito, que seria o problema, e as causas que podem gerar tal efeito. Assim, essas causas são divididas em subáreas conhecidas como 4 ou 6Ms, que são: Matéria prima, mão de obra (empregados), método, máquina, meio ambiente e medição. Caso na sua realidade não caibam todos os 6Ms, você pode escolher os que se encaixam melhor e assim tornar essa ferramenta ainda mais objetiva.

É válido mencionar, que após concluir a análise, deve-se então escolher um viés mais específico para fazer planos de ação e buscar a solução do efeito, tendo em vista que se for tentar trabalhar todas as frentes é muito provável que não se conserte o problema. Assim, é indispensável fazer uma priorização de qual causa impacta mais no efeito em questão.

Exemplo:

Diagrama de Ishikawa para investigação do defeito em uma camisa

Conclusão

Portanto, através do que vimos nesse material, podemos concluir que na realidade do mercado atual, de grande competitividade, a qualidade nas entregas de uma empresa é o que vai impactar diretamente na sua sobrevivência e mesmo que, durante os anos iniciais, de baixo movimento, seus produtos sejam destaque em relação aos concorrentes, esse diferencial não pode ser perdido e nem pode ser dependente de alguns funcionários.

Manter a qualidade, em qualquer período de uma empresa, é um desafio, principalmente durante sua expansão, porém, é fundamental. Pensando nisso, evidenciamos para você algumas ferramentas que irão lhe ajudar nesse momento. Caso haja alguma dúvida em relação ao que foi mencionado, ou mesmo se você compreendeu, mas não se sente seguro em pôr em prática esse conhecimento, entre em contato conosco da Proativa Jr e iremos lhe ajudar a crescer cada vez mais seu negócio.

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