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Métodos de controle de estoque: Planilha e Sistema ERP

Caso você trabalhe com a oferta de produtos em sua empresa, sabe que o estoque é um dos setores que mais demanda atenção do gestor, e não é por menos, você está lidando com ativos da sua empresa! Rupturas de estoque recorrentes são extremamente prejudiciais a saúde financeira da organização. Todavia, controlar entradas e saídas de produtos, saber quando devo repor meus produtos e saber o número de produtos que possuo em estoque, hoje, são algumas das atividades do estoque difíceis de serem realizadas utilizando apenas papel, caneta e suposições. Esse artigo tem como objetivo mostrar possíveis métodos para controlar o seu estoque.Independentemente do método de controle que sua empresa venha a utilizar, é de grande importância que você possua uma equipe ou um colaborador, dependendo da sua capacidade, que fique responsável por fazer o controle e a atualização das informações necessárias para o seu software de controle de estoque, seja ele uma planilha ou um sistema ERP.

CONTROLE POR PLANILHA
Para se trabalhar com uma planilha do Excel você pode escolher desenvolvê-la, o que pode exigir esforço e tempo desnecessários, ou escolher algum modelo na internet. Vale a pena também pagar por um, contanto que ele disponha das aplicabilidades necessárias para o contexto da sua empresa. Agora como posso determinar se um modelo de planilha é bom ou não?Tendo em vista as o mínimo que se precisa para controlar o estoque (Entrada e saída de produtos, quantidade de produtos em estoque e ponto de reposição) uma boa planilha de controle de estoque deve ter base para receber essas informações:

– Entrada e saída de produtos (com informações de data).

– Descrição e código do produto.

– Unidade de medida.

– Quantidade de produtos em estoque.

– Estoque mínimo e ponto de reposição (caso sua organização possua esses dados).

Caso essa planilha seja utilizada de forma correta, já se pode evitar situações como rupturas de estoque, compras de última hora e desconhecimento da quantidade de produtos em estoque. Todavia, o modelo de controle por planilha pode não ser suficiente para a sua empresa.  Uma característica essencial do controle de estoque por planilhas é sua simplicidade. Para utilizá-la você não precisaria realizar um investimento muito grande e trata-se de um software de simples operação o que pode facilitar seu manuseio entre os colaboradores. Por outro lado, quando se possui uma grande gama de produtos em estoque e/ou uma equipe incapaz de atualizar os dados da planilha constantemente devido a quantidade de produtos existentes, a planilha deixa de ser uma opção que traga a solução para o seu problema por ficar lenta e, às vezes, até mais difícil de se manusear do que um sistema ERP complexo, o outro método de controle.

CONTROLE POR SISTEMA ERP
Hoje em dia é imprescindível que uma empresa possua um sistema ERP para o controle de suas operações, e um sistema ERP que possua base para controle de estoque pode ser uma ótima opção para a sua empresa.Assim como a planilha, o sistema ERP que trabalhe com estoque tem que possuir algumas informações básicas para que se realize um controle eficiente de seus produtos:

– Entrada e saída de produtos (com informações de data).

– Descrição e código do produto.

– Unidade de medida.

– Quantidade de produtos em estoque.

– Dados de curva ABC (dados de demanda)

– Estoque mínimo e ponto de reposição (caso sua organização possua esses dados).

Estas últimas duas premissas são dois dos pontos que evidenciam a superioridade do sistema ERP no controle em relação a planilha. A planilha de controle funciona como um organismo isolado, enquanto o sistema ERP está em contato com outros setores da empresa e, em especial no caso do estoque, com os dados de demanda.Dados de demanda são cruciais para uma organização ótima de produtos em estoque, pois são base tanto para organização física dos produtos em estoque, quanto na definição do estoque mínimo e do ponto de reposição dos produtos.Evidentemente, o sistema ERP tem capacidade de oferecer mais informações para controle de estoque e é capaz de trabalhar com uma gama bem maior de produtos, mas traz com si também uma complexidade maior para se trabalhar na grande maioria dos casos, além de um custo mais elevado.

COMO SABER QUAL É O IDEAL PARA A MINHA EMPRESA?
Os principais fatores a serem considerados na escolha entre a planilha e o sistema ERP são a gama de produtos da empresa e o quanto você está disposto a investir.Quando se quer trabalhar com pedidos mais assertivos a fornecedores e uma operação mais automatizada, com certeza o sistema ERP oferecerá o melhor resultado, porém se a sua empresa não trabalha com uma grande variedade de produtos, e você possui bom conhecimento de sua demanda, é possível que a planilha realize um trabalho satisfatório e que pagar mais pelo sistema não seja a melhor opção por enquanto.O mais importante é que exista um dos dois métodos rodando e uma equipe ou colaborador responsável por fazê-lo funcionar, avaliando sempre se o modelo de planilha que estou utilizando ou o sistema que escolhi está cumprindo com que eu preciso para a minha empresa hoje ou se vale mais a pena investir mais para se diminuir as perdas. É melhor investir 50 reais/mês para perder 10 do que investir 200/mês para perder 5.

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