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Descrição

Case Spazio Decorações e Artes

Introdução da empresa

A empresa Spazio tem a proposta de entregar produtos de mobília e decoração de alto padrão, com peças artísticas, assinadas por grandes nomes do design ou simplesmente de altíssima qualidade, sendo uma loja de adornos e decoração e outra focada em mobília. Apesar do nome conhecido e dos clientes fiéis, a empresa vinha sofrendo com problemas internos de organização e produtividade, e não tinha planos para melhoramento desses pontos.

Entendendo a dor do cliente

Na visita de diagnóstico, a equipe observou que a empresa pouco tinha especializações de cargos. Todos os funcionários tinham que fazer um pouco de tudo, sem controle de qualidade das atividades.  Além disso, pouco controle se tinha do estoque. Apenas cerca de 60% do estoque virtual batia com o estoque real, sem contar com a desorganização em categorias de produtos e a dificuldade de encontrar produtos no centro de distribuição.

O projeto

O projeto começou de forma paralela nos dois âmbitos, mapeamento de processos e estoque, com uma equipe de dois consultores presentes no dia a dia e um gerente responsável. A primeira etapa dos dois projetos foi um alinhamento de expectativas, para entender o que o cliente esperava alcançar com o projeto, a criação de um Business Model Canvas, para entender os principais pontos chave da empresa e como cada área da empresa atua para o fim primeiro da organização. Sabendo disso, o projeto começa de fato.

A primeira etapa do mapeamento de processos foi acompanhar o dia a dia da empresa e as atividades reais dos funcionários, com o intuito de avaliar como os funcionários agiam de fato, relacionando com as exigências do patrão. Processo conhecido como Genchi Genbutsu, que consta em visitar o local real em ver as atividades reais, à parte das expectativas. Paralelamente a esse processo, o estoque físico foi estudado para entender em quantos nichos era possível dividir o espaço para saber a melhor forma de caracterizar os produtos.

A segunda etapa do projeto foi propor melhorias. No que tange aos processos internos, cada funcionário foi analisado individualmente para entender como melhorar seu desempenho. Seja na organização e aprimoramento do seu espaço físico de trabalho, seja na redistribuição de atividades para que cada funcionário opere de forma focada no que de fato importa ou até mesmo na catalogação das atividades e dos processos do dia a dia do funcionário para que ele pudesse consultar e para facilitar o treinamento de eventuais novos funcionários daquele cargo.

Já na área do estoque, foi proposta uma melhor distribuição do espaço físico, organizando por categorias e criando um endereçamento que poderia ser cadastrado no sistema para facilitar encontrar esses produtos que antes estavam desorganizados. Além disso, foi criado um protocolo de cadastro e um de baixa de produtos no sistema para que a veracidade do estoque no sistema seja maior, facilitando o trabalho do gestor ao comprar peças de reposição.

Após esse processo, houve um período de adaptação dos funcionários, o qual foi controlado através de acompanhamento próximo durante algumas semanas. Nesse período, observamos através do ciclo PDCA (planejamento, ação, checagem e ação) para ver se todas as mudanças feitas estavam fazendo sentido para a empresa e se estavam sendo cumpridas pelos funcionários.

Finalizado o projeto, podemos ver que a Spazio é uma empresa muito mais bem organizada atualmente, com um estoque muito mais assertivo e enxuto, com processos mais limpos e bem definidos, cargos que antes desviavam de suas atribuições, hoje focam no seu trabalho e o fazem com maestria.

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