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Descrição

Introdução a empresa

A empresa Super Lagoa é um supermercado regional do Ceará, focando, principalmente, em áreas de médio e de baixo poder aquisitivo. Possui mais de 1700 funcionários, 13 lojas distribuídas na capital e nas cidades do interior e uma central de distribuição localizada em Fortaleza.

Com a elevada concorrência no setor e na crise brasileira, a busca dos gestores pela melhoria de atividades internas e pela redução de custos organizacionais era cada vez maior. Diante disso, a empresa necessitava que suas áreas fossem mapeadas com o intuito de padroniza-las da melhor forma possível.

Entendendo a dor do cliente

De acordo com a necessidade dos gestores do Super Lagoa, foram selecionadas algumas áreas que seriam prioridade de serem mapeadas. Sendo uma delas o setor de Prevenção de Perdas, o qual está presente em todas as lojas e no CD. A partir de visita diagnóstico, foi solicitado que fosse realizado um serviço de Mapeamento de Processos de tal área, com o intuito principal de diminuir custos internos. Tal setor é um dos maiores da organização, possuindo mais de 120 funcionários distribuídos em diferentes cargos.

Para entender melhor, o que é o setor de Prevenção de Perdas?

– Tem como objetivo controlar e prevenir diversas situações que causam prejuízos para empresa. Exemplos de tais situações: Vencimento, Avarias operacionais, furtos de clientes e colaboradores, desperdícios, dentre outras infinidades de situações que podem gerar diminuição do lucro da organização. Tais prejuízos nos supermercados são
chamados, normalmente, de quebra.

O Projeto

Foi iniciado o trabalho no setor de Prevenção com a elaboração da estratégia de coleta de dados. Tal estratégia definiu que seria analisado o CD e 2 lojas dos Super Lagoa, sendo uma com os melhores e outra com os piores resultados de quebra, com o fito de cruzar informações e verificar o que precisa ser alterado para diminuir a quebra da empresa como um todo. Em seguida, foi elaborado, por meio de ferramentas de “Gemba”, um cronograma de imersão dos processos por parte dos consultores da Proativa.

Após a coleta de dados, foi possível realizar o mapeamento do estado atual de todos os processos do setor, totalizando cerca de 100 processos. Foi levantado uma infinidade de melhorias as quais foram filtradas, realizando a análise crítica dos processos internamente e junto aos gestores principais do setor. Todavia, para garantir que as construções dos processos não fossem impostas pela gerencia e sofressem resistência, foi realizado um trabalho de construção dos processos futuros por meio de dinâmicas realizadas com os encarregados de prevenção de perdas de cada loja.

A modelagem dos processos futuros com os encarregados de prevenção de cada loja além de fazer que eles se sintam parte das mudanças, proporcionou a cocriação de ideias, pois foram consideradas a visão da gerencia, dos consultores e dos próprios colaboradores da área. Assim, boa parte das melhorias implantadas partiram dos próprios colaboradores. Para gerar um maior engajamento da equipe, os encarregados de Prevenção eram tradados como verdadeiros líderes e responsáveis pelo resultado de quebra de sua loja.

Embora muitos processos tenham sido melhorados, boa parte deles não possuem ligação direta com o resultado de quebra. Diante disso, a equipe da Proativa achou necessário criar algo que atingisse diretamente o resultado da empresa. Para isso, foi elaborado um Manual de Prevenção de Perdas. Tal Manual foi elaborado por meio de um workshop com os próprios encarregados de prevenção. O conteúdo dele foi construído dividindo a loja em setores com as formas de quebras existentes e, a partir disso, foram listados com os colaboradores todas as causas de quebra de cada área, construindo, em seguida, a melhor forma de evitar a causa e a melhor forma de agir quando ela ocorrer.

Além disso, foram criadas diversas outras formas de garantir a diminuição da quebra, como as campanhas de conscientização geral de combate contra a quebra e um sistema de premiação para os colaboradores de prevenção que batessem a meta mensal de quebra. Ademais, Vale ressaltar, dentre os diversos treinamentos com os colaboradores, a dinâmica do QUIZ de Prevenção de Perdas com o tema de Copa do Mundo, visto que conseguimos, no mesmo treinamento, gerar aprendizados dos processos e do Manual de Prevenção de uma forma descontraída.

Na finalização do projeto, foram entregues cerca de 100 POP’s (Procedimento Operacional Padrão) com toda a modelagem dos novos fluxogramas, o manual de prevenção de perdas online, os documentos Gembas validados para consulta, além de um plano de melhorias futuras que eram relevantes, mas não puderam ser implementadas no momento.

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